1
|
|
2
|
- Ebben a részben az iroda vizsgálatát és megismerését tűztük ki célul.
- Ennek érdekében először pontosítanunk kell, hogy mit is értük iroda
alatt.
- Mondhatjuk azt, hogy közismert és egyszerű fogalomról van szó, hisz
mindenki került már kapcsolatba valamilyen irodával, de valójában
mindenkiben más kép jelenik meg, amikor az irodára gondol.
- Először tehát meghatározzuk az iroda fogalmát, majd megvizsgáljuk, hogy
az élet egyes területein (gazdaság, közszféra) miként jelenik meg, mint
szervezeti elem.
|
3
|
- Ezt követően informatikai szempontból vizsgáljuk az iroda alkotóelemeit,
hisz az nem más, mint egy információ-feldolgozó szervezet.
- Az alapelvek tisztázását követően kitérünk a működés vizsgálatára, a technológia
jellemzőire.
- Az irodai munka jobb megértését segíti majd az alapvető munkafeladatok –
amit alapfunkcióknak nevezünk – rövid bemutatása.
- A fejezet végén pedig megismerhetjük az irodai munkavégzést segítő
legfontosabb eszközöket, külön kitérve a telekommunikációs megoldásokra
és eszközökre.
|
4
|
- Amikor irodáról beszélünk, legtöbbünknek először egy íróasztal mögött
serénykedő hölgy jut eszébe, aki az egyik kezében kávét, a másikban egy
köteg papírt tart.
- Ez hasonló ahhoz, mint amikor kérdeznek tőlünk egy gyümölcsnevet, és
majdnem mindenki az almát mondja először (legalábbis itt Európában).
- Az iroda kapcsán először mindenkinek az épület, a szoba, az íróasztal,
az ügyintézők jutnak az eszébe.
|
5
|
- Az iroda legfontosabb eleme, az irat ritkábban kerül említésre az elsők
között.
- Pontosabban az iratokban megjelenített információk; ezek létrehozása és
feldolgozása az iroda alapfeladata. Gondoljuk csak végig!
- Amikor felkeresünk egy hivatalt, akkor papírra vetjük kérelmünket, vagy
ott töltünk ki egy űrlapot, majd ezek kerülnek feldolgozásra.
- Az irodához az alapszituáción felül mindenkinek más és más élménye
kapcsolódik. A kívülálló számára legtöbbször ezek a tapasztalatok
riasztóak.
- Mert mi is jut az eszünkbe?
|
6
|
- Félfogadási idő, várakozás, tömeg, rideg, elutasító légkör stb.
- Sok időnek kell még eltelni ahhoz, hogy ezek a beidegződések elmúljanak.
- Ennek természetesen az egyik alapvető feltétele az, hogy az irodák
működése és az irodai dolgozók szemlélete is megváltozzon.
|
7
|
- Az első közvetlen élményünk az irodával az, amikor meglátjuk az
épületet, belépünk, megkeressük az irodahelységet.
- Mint tudjuk, nagyon sokat számít az első benyomás, ezért célszerű olyan
körülményeket kialakítani, amelyek kellemes hatással vannak az érkező
ügyfelekre.
- Manapság gomba módra nőnek ki a földből az új irodaházak. A megnövekvő
igények generálják ezt a nagy ívű fejlődést. Ezek az igények sokszor
minőségi igények is, egyre inkább számít a kulturált megjelenés.
- Vigyázzunk: a környezet ugyan sokat számít, de nem minden!
|
8
|
- Gondoljunk nagy cégek épületcsodáira és belső kialakításaira. Az
igényesen, nagy energiák és tőke befektetésével kialakított környezet
azonban sokszor nem áll összhangban a kapott szolgáltatás minőségével.
- Ilyenkor az összhatásban eltörpül a környezeti elem és az iroda
működése, a kapott szolgáltatás minősége kerül előtérbe. A környezeti
hatás mellett ezért kiemelkedő jelentőségű az, hogy az iroda milyen
technológiát használ.
- Ez a technológia meghatározza a működési jellemzőket, és az ügyfelek
talán jobban értékelik a kiszolgálás gyorsaságát, pontosságát, egyszóval
a minőségét.
|
9
|
- Az irodának számtalan megjelenési formája van, a köztudatban elsősorban
a közigazgatást övező szervezetek jelennek meg.
- A legnagyobb és legjellemzőbb irodákat valóban itt találhatjuk,
gondoljunk csak az állami apparátusra, a minisztériumokra, a hivatalokra
(pl. APEH, földhivatal), vagy az önkormányzatokra és a hozzájuk
kapcsolódó szervezetekre.
- Ide tartoznak az oktatási és az egészségügyi intézmények is. Az alábbi
diagram jól szemlélteti a dolgozói létszámon keresztül, hogy valóban a
gazdaság igen nagy szeletéről beszélünk.
|
10
|
|
11
|
- Az e területen működő irodákra az erős, gyakran törvényi szabályozás a
jellemző; alapvetően iratszemléletű a működésük; erősen kötődnek a
hagyományokhoz.
- A közszférában található irodákról elmondható, hogy e szervezetek
alaptevékenységét döntően irodai tevékenységek, folyamatok alkotják.
- A gazdaság másik nagy területe a versenyszféra, ahol szintén tömegesen
találkozunk irodákkal, de ezeket már egészen másként jellemezhetjük:
problémaszemléletű, áttekinthető, rugalmas, nyitott rendszerek.
|
12
|
- Ezen irodák általában a szervezetek alaptevékenységét segítő funkciókat
valósítanak meg, így nem alkotják az alaptevékenységet, csak
kapcsolódnak ahhoz.
- Az irodák, mint láthatjuk különböző típusúak, de az alapelvekben és a
működésükben azonosak vagy nagyon hasonlóak, ezért van lehetőség a
továbbiakban az általános elemzésre.
|
13
|
- Az iroda működésének megértését hasonlítsuk egy közismert folyamathoz,
valamilyen termelési tevékenységlánchoz, pl. a motorkerékpár-gyártáshoz.
- A termelési folyamat a szükséges nyersanyagok beszerzésével,
szállításával és tárolásával kezdődik.
- Ezt követően foghatunk hozzá a gyártáshoz, ahol a nyersanyagokból, azok
átalakításával állítjuk elő a végterméket, amelyet aztán csomagolunk,
tárolunk, majd elszállítjuk a vevőhöz.
- Azt, hogy a folyamatot miképpen és milyen eszközökkel hajtjuk végre, a
gyártási technológia határozza meg.
|
14
|
|
15
|
- Az iroda sem más, mint egy speciális termelővállalat.
- A különbség annyi, hogy itt a nyersanyagok a rögzített információk, az
iratok.
- Ezeket az iratokat, információkat kell eljuttatni az ügyintézőknek, akik
feldolgozzák azokat és előállítják az iroda végtermékét (amely
legtöbbször szintén egy irat), amit majd el kell juttatni a címzettnek.
|
16
|
- A technológia lényegében információfeldolgozáson alapul, ezért
elmondhatjuk, hogy az iroda egy információs rendszer.
- Így a továbbiakban vizsgálhatjuk az irodát, mint egy információs
rendszert és alkalmazhatjuk az e rendszerekre kidolgozott módszertani
lépéseket is.
- Vizsgáljuk meg a felvázolt technológia legfontosabb összetevőit!
|
17
|
- Az irodában a leggyakoribb információhordozó az irat, ezért az iratokkal
kapcsolatos tevékenységek kiemelt jelentőséggel bírnak.
- Az információforrás azonban nem csak az irat: számtalan formában
kerülhetnek be az irodába információk - telefonon, személyesen vagy akár
Interneten keresztül is.
- Az információk beszerzése és tárolása az egyik legfontosabb feladat az
irodákban.
|
18
|
- A megszerzett információkat el kell juttatni a feldolgozás helyére, az
egyes ügyintézőkhöz úgy, hogy ne tűnjenek el, valamint az útjuk nyomon
követhető legyen.
- Az iratokkal kapcsolatos összes tevékenységet az irodákban
iratkezelésnek nevezzük.
|
19
|
- Az iroda működtetéséhez, a feldolgozásokhoz szükség van erőforrásokra.
- Ez egyrészt emberi erőforrás (ügyintézők), másrészt technikai erőforrás
(irodatechnika).
|
20
|
- Informatikai szempontból és a hatékony működtetés szempontjából a
legfontosabb a feldolgozás folyamatainak meghatározása.
- Az irodában ezeket a folyamatokat ügymenetnek nevezzük.
|
21
|
- Informatikus szemmel nézve az iroda működésének megértéséhez ezeket az
elemeket kell pontosan feltárnunk és definiálnunk.
- A hagyományos iroda megismerését kezdjük az egyes összetevőkhöz
kapcsolódó alapfeladatok, alapfunkciók bemutatásával.
- Ezen funkciókat megértve fokozatosan képet kaphatunk az iroda tényleges
működéséről.
|
22
|
- Az irodák működésének bemutatása előtt hangsúlyoznunk kell, hogy a
legtöbb iroda technológiája pontosan körülhatárolt és erősen
szabályozott.
- Ez abból adódik, hogy a tevékenységek végrehajtását számtalan esetben
törvények határozzák meg, amelyek betartása természetes követelmény.
- A működést tehát pontosan körül kell írni, amit szabályzatokban
rögzítenek.
- Ezek közül a legfontosabb az iratkezelési szabályzat, amely átfogóan
tartalmazza az iroda működését, többek között az alábbiakat:
|
23
|
- azt határozza meg, hogyan történik az iratkezelés, centralizáltan vagy
decentralizáltan, hol, milyen feladatokat kell elvégezni az iratokkal
stb.
|
24
|
- az irattári terv az iratok logikai rendszerezését írja le, valamint a
selejtezhetőség szempontjából a válogatás alapjául szolgáló jegyzékként
szolgál.
- Az irattári terv egyértelműen meghatározza az iratok helyét és kezelését
az irattárban.
|
25
|
- azt, hogy hová kerülnek az iratok, hogyan történik az érkeztetés, az
iktatás, a továbbítás.
- Az összes irattípusra lebontva szabályozni kell, tehát külön
meghatározzák a faxok vagy az elektronikus iratok, levelek kezelésének
módját.
- Ahol megjelenhetnek titkosnak minősített iratok, ott ezek kezelésének
módját külön, a törvényeknek megfelelően szabályozzák.
|
26
|
- az irodában keletkezett és továbbításra kerülő levelek kezelését a
nyilvántarthatóság érdekében ugyanúgy szabályozni kell, mint a
beérkezőkét.
- Itt meg kell határozni, hogyan kerül aláírásra, hitelesítésre,
továbbításra, borítékolásra, postázásra egy-egy küldemény.
|
27
|
- az irodába bekerült, vagy ott keletkezett iratokat valamilyen módon
azonosítani kell annak érdekében, hogy nyilvántarthatók, rendszerezhetők
és visszakereshetők legyenek.
- Iktatással ezt a feladatot oldjuk meg.
- Iktatás alatt egy azonosító szám irathoz való hozzárendelését értjük.
|
28
|
- ezek a feladatok az ügyhöz kapcsolódó tevékenységek, intézkedések pontos
leírásai, az ügy végrehajtásához, valamint lezárásához szükséges
dokumentumok meghatározásai.
|
29
|
- azt, hogy selejtezhető-e az irat, hány évig kell megőrizni, hogyan
történik a selejtezés, ha nem selejtezhető, akkor mikor kell az Állami
Levéltárnak átadni stb.
|
30
|
- Az iratkezelési szabályzatok fentieken felül még számos témakörrel
foglalkoznak, jelen esetben csak a legfontosabbakat emeltük ki.
- A részleteket meg lehet ismerni a Belügyminisztérium által ajánlásként
az önkormányzatoknak, ill. a minisztériumhoz tartozó hivataloknak
kiadott Iratkezelési mintaszabályzatból.
|
31
|
- A továbbiakban egy ügyviteli folyamat végrehajtásakor jelentkező
feladatokat fogjuk meghatározni, amit felfoghatunk úgy, mint egy ügy
életciklusa, vagyis az ügy keletkezésétől a lezárásáig tartó
tevékenységsorozat.
- Nem az egyedi, ügyspecifikus feladatokat vizsgáljuk, hanem azokat,
amelyek szinte mindegyik folyamatban azonosak.
- A továbbiakban nevezzük ezeket a feladatokat az iroda funkcióinak,
ugyanis ezeket a tevékenységi körtől függetlenül minden irodában meg
kell valósítanunk, hisz a működtetéshez elengedhetetlenek.
|
32
|
- Az irodai folyamatokat mindig valamilyen esemény indítja, amely lehet
egy küldemény érkezése vagy egy ügyfél megjelenése, netán egy telefonos
hívás, de lehet az ügyindítás valamilyen belső esemény is (pl.
megváltozik egy szabályozás, törvény és emiatt meg kell keresni az
ügyfeleket).
- A személyes vagy a telefonos megkeresésekkor azonnal eldől, hogy ki lesz
az adott ügy intézője, küldemények esetén ez már nem egyértelmű.
|
33
|
- Ebben az esetben ki kell alakítani egy olyan rendet, amely meghatározza
a küldemények kezelését és eljuttatását az illetékes ügyintézőhöz.
- Ennek a folyamatnak az első lépése, hogy a küldeményeket valakinek
fogadnia kell az irodában.
- Ez az iktatóban vagy a titkárságon történik meg.
|
34
|
- Az irodába bekerült iratokat valamilyen módon azonosítani kell annak
érdekében, hogy nyilvántarthatók, rendszerezhetők és visszakereshetők
legyenek.
- Az iratok ilyen célzatú azonosítását iktatásnak nevezzük.
- Az iratok iktatásával elérhetjük, hogy az irodába érkező vagy az ott
keletkezett összes iratot nyilvántartsuk, és segítségével a mozgásukat
nyomon kövessük.
- Az iktatószám képzésének, létrehozásának számos formája ismert, jelen
esetben a leggyakrabban használtakat említjük meg:
|
35
|
- Minden egyes iktatott irat egyesével növekvő „sorszámot” kap.
- Az alábbi ábrán látható iktatókönyvrészletben erre láthatunk példát.
- A főszám minden egyes új irat esetén új sorszámot kap.
|
36
|
- A főszám az ügyekhez kapcsolódik, az alszám pedig az ügyhöz kapcsolódó
iratokhoz.
- Az alábbi ábrán látható iktatókönyvrészletben erre láthatunk példát.
- Az azonos ügyhöz tartozó iratok esetén az alszám sorszáma növekszik.
|
37
|
- A főszámok névvel azonosítva kerülnek meghatározásra, a gyűjtőszámokhoz
kapcsolódó alszám automatikusan növekszik.
- Az alábbi ábrán látható iktatókönyvrészletben erre láthatunk példát.
|
38
|
- Ennél az iktatókönyvnél a főszámok nem névvel, hanem kódjukkal jelennek
meg.
- A lehetséges kategóriákra láthatunk példát az alábbi kódtáblázatban.
|
39
|
- A beérkező és az irodában készített iratokat valamilyen rendszerben
tárolnunk kell.
- A tárolást úgy kell megoldani, hogy az iratokat a lehető legrövidebb idő
alatt megtaláljuk.
- Amíg csak kis irodáról van szó, elképzelhető, hogy nem okoz problémát
egy ilyen rendszer hiánya.
- De gondoljunk bele, mit jelenthet itt is egy áttekinthetetlen,
rendszertelen iratkupacban megtalálni egy levelet.
|
40
|
- Az alábbi ábra alapján, az iratok életciklusát vizsgálva, arra a
következtetésre juthatunk, hogy az iratra használatát követően nagy
valószínűséggel ismét szükség lesz , és ahogy telik az idő, ez a
valószínűség egyre inkább csökken.
- Emiatt az időszak elején a kézi irattárban tárolják a dokumentumokat,
majd azt követően kerülnek csak be a központi irattárba.
|
41
|
|
42
|
- A visszakereshetőség mellett fontos szempont még az is, hogy biztonságos
legyen a tárolás.
- Meg kell óvni az iratokat az illetéktelenektől, valamint a
megsemmisüléstől vagy a rongálódástól.
- Az iratok irattárba helyezésekor (sok helyen már az iktatásakor)
meghatározzák a megőrzési időt.
- Ezt az irattári jelben selejtezési kóddal jelölik meg.
- Az önkormányzatoknál alkalmazott kódokat láthatjuk az alábbi
táblázatban:
|
43
|
|
44
|
- Keletkezhetnek vagy érkezhetnek olyan iratok is, amelyeket nem szabad
megsemmisíteni, ezeket az illetékes levéltárnak kell átadni a megőrzési
idő lejárta után.
- Az évek számából láthatjuk, hogy bizonyos iratokat nagyon hosszú ideig
meg kell őrizni, ami szükségessé teszi a tárolási körülmények és
technológiák körültekintő megoldását.
|
45
|
- Az iratok nem mindig az irattárban vannak, ugyanis az ügy haladásakor az
egyes ügyintézőknek szükségük lehet rá, tehát az irattárból továbbítani
kell az ügyintézőkhöz.
- Ha keletkezik új irat, azt el kell juttatni egy külső szervezethez,
személyhez vagy egy másik egységhez.
- A legtöbb ügy nem egy személyhez kötődik, ezért az iratok mozgatása
elkerülhetetlen az irodán belül.
|
46
|
- A továbbítást úgy kell megoldani, hogy az iratok helyét mindig nyomon
követhessük, valamint a be- és kiáramló iratok érkezése, illetve
távozása dokumentálva legyen.
- Az irattovábbításra, attól függően, hogy belső, az irodába érkező,
illetve távozó iratokról van szó, más és más módszereket alkalmazhatunk.
|
47
|
- Az iroda és a külvilág közötti iratforgalmat általában az iktató
bonyolítja, kisebb irodáknál ezt a feladatot a titkárságon végzik el.
- Nézzük, milyen lehetőségeket használhatunk irattovábbításra, és milyen
teendőket kell ellátni az egyes módszereknél.
|
48
|
- A beérkező leveleket nyilvántartásba kell venni, szétválogatni, majd
teríteni az egységekhez.
- Küldéskor szintén nyilvántartásba kell venni a leveleket, majd
„felszerelni” (borítékolás, borítékcímzés, a küldemény típusának
jelezése, postai mellékletek elkészítése stb.), és eljuttatni a
postahivatalba.
|
49
|
- A gyors vagy biztonságos kézbesítést igénylő iratok továbbítását belső
vagy külső futárszolgálatokkal látják el.
- Ebben az esetben is el kell végezni a küldemények felszerelését”.
|
50
|
- Meg kell említenünk a levelek továbbításának ezen lehetőségét, amely sok
esetben helyettesítheti a fenti módszereket, de biztonsági és bizonylati
szempontból nem minden esetben kielégítő.
|
51
|
- A belső iratok továbbítására olyan dokumentált rendszert kell
kialakítani, amely lehetővé teszi az iratok pontos helyének a
meghatározását.
- Ez a rendszer biztosítja, hogy ne vesszenek el az iratok, illetve
azonosítható legyen az a hely, ahol eltűntek.
- Nézzünk néhány lehetőséget az iratok fizikai továbbítására.
|
52
|
- Nagyobb hivatalokban erre a célra külön személyzetet tartanak, amelynek
az a feladata, hogy az iratokat eljuttassa a kívánt helyre.
- Kisebb irodákban ezt a titkárság vagy maguk az ügyintézők látják el.
|
53
|
- A rendszer lényege, hogy az ügyintézők vagy a szervezeti egységek össze
vannak kötve egy csőhálózattal, amin keresztül továbbíthatók az iratok.
- Akkor érdemes kialakítani ilyen rendszert, ha nagyon nagy számú a belső
iratáramlás, és ez túl sok munkaerőt igényelne.
- Hátránya, hogy nem minden irat juttatható el ebben a rendszerben.
|
54
|
- Szintén nagy iratforgalmú hivatalokban érdemes használni ezt a robotot,
amely programozható módon képes bejárni a teljes irodát, és el tud
juttatni szinte bármilyen iratot.
- Az épületet azonban úgy kell kialakítani, hogy képes legyen bárhova
eljutni.
- Ott, ahol az irodák kialakításakor gondoltak a mozgáskorlátozottakra,
nem jelent különösebben nagy ráfordítást.
|
55
|
- Egyre gyakoribb, hogy az irodákban az információk hordozója nem papír,
hanem maga a számítógép, tehát elektronikusan kerül tárolásra az irat.
- Ma már a legtöbb irat természetesen számítógépen készül, de jelentős
részüket még mindig kinyomtatják, majd úgy kerülnek továbbításra.
- Most azon iratok továbbítási lehetőségeit fogjuk megvizsgálni, amelyek
nem kerülnek nyomtatásra.
- Mivel a továbbítás technikái függetlenek attól, hogy külső vagy belső
iratról van szó, ezért nincs értelme itt különválasztani e szempont
szerint.
|
56
|
- Az elektronikusan tárolt iratokat valamilyen hordozó segítségével
juttatják el a célhelyre.
- Ez a jelhordozó lehet flopi, winchester, CD, DVD, pendrive stb.
|
57
|
- Az elektronikus iratokat tárolhatjuk, ill. eljuttathatjuk a hálózaton
belül tetszőleges helyre, ahonnan megfelelő jogosultsággal bárki
elérheti.
- Manapság több telephellyel rendelkező vállalatok esetében gyakori
megoldás, hogy magát az Internetet használják belső anyagok
továbbítására is.
|
58
|
- Az elektronikus irattovábbítás jelenleg legnépszerűbb és leginkább
terjedő megoldása.
- Egyszerű, gyors, könnyen illeszthető az irodai környezetbe.
- A hitelesítési és a biztonsági kérdések elvárható szintű megoldását
követően teljes mértékben átveheti az irattovábbítást az irodákban is.
|
59
|
- A megszerzett információkat a hagyományos irodában papírra rögzítik, ami
biztosítja az adatok tárolását, és lehetővé teszi a további feldolgozást
is.
- A feldolgozáshoz meg kell határoznunk, hogy milyen adatokra van
szükségünk, és mi legyen ezen adatok sorrendje.
- Az iroda egyik meghatározó funkciója éppen ezért az iratkészítés.
- Az iratok készítésének módja és a felhasznált eszközök fajtája leginkább
attól függ, milyen jellegű információt kell rögzítenünk.
- Ez az információ lehet szöveges, képi vagy hang jellegű.
|
60
|
- A szöveget tartalmazó iratok készülhetnek közvetlenül kézzel vagy
gépek segítségével.
- A kézzel készült dokumentumok lehetnek pl. feljegyzések, diktált
levelek, számítások, jegyzőkönyvek, kitöltött űrlapok stb.
- A készítésükhöz csak papírra és valamilyen rajzeszközre van szükség.
- A kezdetleges irodákban ezeket, vagy az ennél is fejletlenebb
módszereket alkalmazták.
- A munka mennyiségének növekedése és a ráfordítási idő csökkentésének
igénye generálta új eszközök kifejlesztését és használatát.
|
61
|
- Forradalmian új technikának számított az írógép alkalmazása, amely
jelentős mértékben lerövidítette az iratok elkészítésének idejét, és
lehetővé tette egyenletes minőségű iratok készítését.
- A következő nagy ugrás a számítógép megjelenése volt.
- Napjainkban szinte teljes mértékben kiszorították az írógépeket a
számítógépeken futtatott szövegszerkesztők, táblázatkészítők stb.
- Az iratkészítésben a következő minőségi lépést az jelentené, ha
kihasználnánk az e programok nyújtotta lehetőségeket, és nem úgy
kezelnénk őket, mint egy írógépet.
|
62
|
- Az irodákban rögzített információk másik fajtája képi jellegű.
- Ez lehet rajz, tervrajz, műszaki rajz, fénykép stb.
- Ezeket az iratokat hagyományosan rajzeszközök vagy fototechnikai
eljárások segítségével készítették el.
- Az elkészítés technológiája természetesen sokat változott az idők
folyamán, de az igazi áttörést itt is a számítógép megjelenése
jelentette.
|
63
|
- Ha az irat fogalmának tágabb értelmezését vesszük, akkor még
beszélhetünk hang- és mozgókép-dokumentumokról is.
- Ezek készítésének hagyományos eszközei a gramofon, magnetofon,
filmfelvevő vagy a videó.
- Itt is elmondhatjuk, hogy a számítógép alapvetően megváltoztatja a hang
és a mozgókép készítésének és szerkesztésének lehetőségeit.
|
64
|
- Mint ahogy azt láthattuk az iratok életciklusát ábrázoló diagramon, az
iratok végállomása az irattár.
- Itt gondoskodnak a hosszú távú, biztonságos megőrzésről.
- Az iratokat azonban nem kell az idők végezetéig tárolni az irattárban, a
tárolási idő ügytípusoktól függően más és más, amit szabályzatokban
pontosan rögzítenek.
- Az iratok megőrzési idejének lejártakor gondoskodni kell arról, hogy ne
foglalja a helyet az aktív iratoktól.
- Ezeket az iratokat időközönként megsemmisítik, vagy ha az ügy indokolja,
akkor az irattáraknak továbbítják.
|
65
|
- Az iroda a környezet szerves része, tehát szükséges kiépíteni olyan
csatornákat, amelyek lehetővé teszik az információáramlást.
- E csatornák kiépítése az irodán belül, a szervezetek között, de a
szervezeti egységeken belül, az ügyintézők között is elengedhetetlen.
- A kommunikáció minősége alapvetően meghatározhatja számos iroda
hatékonyságát.
- Tekintsük át, milyen kommunikációs lehetőségek használhatók az
irodákban!
|
66
|
- A legtöbb irodában még mindig az egyik meghatározó információátadási
mód.
- Értekezleteken, munkamegbeszélésen, interjúkon, beszámolókon és a
mindennapi munka során használják.
- Mivel a beszéd nem rögzített,
ezért dokumentálását jegyzőkönyv vagy emlékeztető készítésével oldják
meg.
- A jegyzőkönyv készülhet írásban, de lehet hang- esetleg videofelvétel. A
jegyzőkönyv lehet szó szerinti vagy a lényeget összefoglaló, erről előre
megállapodnak.
- A jegyzőkönyvet a jelenlévők aláírásukkal hitelesítik. Az emlékeztető
nem hitelesített rövid összefoglaló a megbeszélésről.
|
67
|
- Előnye, hogy szinte földrajzi határok és időveszteség nélkül képes
információs csatornát teremteni.
- Személyes jelenlét nélkül is közvetlen kapcsolat.
- Sok esetben olcsóbb lehet, mint a személyes kapcsolat.
- Hátrányai közé sorolható az élőbeszéd szinte minden negativitása: nem
lényegre törő, néha jobban félreérthető lehet, mint az élőbeszéd.
- Nem dokumentált, a nyelvi akadályok itt is problémát jelenthetnek.
- Mivel könnyű a kapcsolatteremtés, ez növelheti a beszélgetések számát,
ami a legtöbb esetben felesleges, vagy túl hosszú, így plusz költséget
jelent.
|
68
|
- Előnye, hogy szinte bárhol és bármikor utolérhető a hívott fél, és más
kommunikációs csatornákról is elérhető.
- Hátránya a vezetékes telefonénál sokkal drágább üzemeltetése; országokat
vagy kontinenseket átlépve különböző szabványokat használnak, ezért nem
használható mindenhol a készülék.
|
69
|
- Előnye, hogy nagyon gyorsan eljut az üzenet a célszemélyhez, és jóval
diszkrétebben megoldható, mint a mobiltelefon.
- Hátránya, hogy csak egyirányú kommunikációt tesz lehetővé, a kétirányú
kapcsolat megteremtése időveszteséggel járhat.
|
70
|
- Előnye, hogy olyan helyeken is használható, ahol nem működik a
mobiltelefon, a működtetés költsége viszonylag olcsó.
- A jelenlegi technika lehetőséget biztosít számítógépes
kommunikációteremtésre.
- Világhálózat is működik, amely csomagkapcsolt rádiózásra épül, és
rendelkezik internetes kapcsolódási pontokkal.
- Hátránya a korlátozott hatótávolság.
- A minőség igen változó (időjárásfüggő), sokszor nehézkes a használata.
|
71
|
- Előnye, hogy több országra, akár kontinensre kiterjedő azonos
rendszerről van szó, így a kommunikációs költség (várhatóan 1 US $/perc
alatti) nem országhatárfüggő.
- Gyakorlatilag nincs lefedetlen terület, ahol nem használhatjuk.
- A telefonon kívül sok más funkcióra is alkalmazható.
- Hátránya, hogy jelenleg még elég drága, csak nagy szervezeteknek lehet
kifizetődő.
|
72
|
- Előnye az volt, hogy dokumentált és hitelesíthető formában tudott
gyorsan információt továbbítani.
- Hátránya, hogy külön vonalakat, eszközöket igényel, a használható
karakterek korlátozottak stb.
|
73
|
- Előnye elsősorban a gyorsaság, valamint az, hogy képet is továbbít, így
nem csak szöveges információ vihető át.
- Hátránya, hogy a kapott kép minősége nem mindig kielégítő, a manuális
készülékeket sokszor nehéz használni.
|
74
|
- Előnye a nyilvános és olcsó dekódolhatóság.
- Bárki által elérhető, viszonylag alacsony költségű információszerzést
tesz lehetővé.
- Hátránya, hogy zömében egyoldalú kommunikációt biztosít.
|
75
|
- Külön ki kell emelnünk, hogy sok esetben a kommunikációs folyamatok
legnagyobb hányada írott formában megy végbe.
- Az ilyen jellegű információáramlásra a későbbiekben külön kitérünk.
|
76
|
- Napjainkban már bevett formája az értekezletek vagy a megbeszélések
bonyolításának, különösen a multinacionális cégeknél.
- Nagy előnye, hogy nem igényel személyes jelenlétet, tehát fizikailag
távol lévő személyeket is képes valósághűen összekötni.
- Ez a virtuális kapcsolat azonban komoly technikát és nagy sávszélességet
igényel.
- Telefonhálózaton és informatikai hálózaton keresztül is kivitelezhető.
|
77
|
- Napjaink egyik legnépszerűbb kommunikációs formája, különösen a
fiatalabb korosztályban.
- Előnyként is elmondható, hogy nem igényel fizikai jelenlétet.
- Hátránya viszont, hogy az írásos kommunikáció sokkal lassabb, mint a
hang vagy a képi információátadás.
- A hang és a kép kiiktatása miatt viszont nagyon gyors és szinte
korlátlan résztvevővel számolhatunk.
- Irodai alkalmazása önmagában ritka, inkább valamilyen más kommunikáció
kiegészítésre használják.
|
78
|
- Mint ahogy azt már az irattovábbításnál említettük, várhatóan ez a
közeljövő egyik legfontosabb kommunikációs csatornája.
- Helyi hálózatokban vagy intranetes megoldásokban, ahol a hitelesség, a
titkosítás és a biztonság ma már viszonylag könnyen megvalósítható,
kezdi átvenni a papír funkcióját.
- Nagy előnye a gyorsaság, a nyomon követhetőség, a rugalmas felépítés
(tetszőleges állomány csatolható a levélhez).
|
79
|
- Az eddigiekben megismert irodai funkciók, tevékenységek végrehajtója
alapvetően az irodai dolgozó, az ügyintéző.
- Évszázadokra visszavezethető az a törekvés, hogy az irodában is
igyekeztek az ember munkáját segíteni, az egyes tevékenységeket
kiváltani különböző eszközökkel.
- Ebben a részben összefoglaljuk az irodára leginkább jellemző eszközöket.
- Két nagy csoportba rendezve találhatjuk e jellegzetes kellékeket, a
kommunikációs segítő eszközöket és lehetőségeket jelentőségük miatt
külön tárgyaljuk.
|
80
|
- Röviden irodaszereknek is nevezhetjük ezeket a kellékeket.
- Minden olyan írószer, papíráru és egyéb eszköz ide tartozik, amely
segítheti az irodai tevékenységek végrehajtását.
- A tollaktól, kiemelőktől kezdve a javító- ragasztóeszközökön át egészen
a tűzőkig és a lyukasztókig.
- Ide sorolható a papíráruk széles tárháza is (levélpapírok, borítékok,
naptárak stb.).
|
81
|
- A jelenlegi irodai technológiák szinte nélkülözhetetlenné teszik ezeket
az eszközöket, ugyanis napjainkban az egyik legnagyobb papírfogyasztók
az irodák.
- Egész iparágak nőttek ki az iroda kiszolgálására, naponta több millió
tonna papírt használnak fel világszerte.
- Az elektronizált iroda kialakításának az egyik célja éppen az, hogy
próbáljuk drasztikusan csökkenteni az iroda papírigényét.
- A papírfogyasztás csökkentése magával vonja majd az íróeszközök iránti
igény csökkenését is. A jelenlegi irodákra azonban még az a jellemzőbb,
hogy a dokumentumokat ki is nyomtatják, és úgy tárolják.
|
82
|
- Talán a legjelentősebb technikai eszköz, és szinte napjainkig az irodát
jelképezi.
- Az első forgalmazásra gyártott Remington gyártmányú írógépet 1870-ben
készítették, szinte kizárólagos eszköze volt a szöveges dokumentumok
készítésének.
- A mechanikus írógépek ún. betűkarosak voltak.
- Ez azt jelentette, hogy a kalapácsütések ereje a billentyűk lenyomásától
függött, ami különösen több példányos gépeléseknél igen nagy
erőkifejtést igényelt, hosszú távon ízületi bántalmakat okozott.
- A hibák, elütések kijavítására csak később jelentek meg a javítólapok,
lefestők.
|
83
|
- Az írógép következő generációi már elektromechanikusak, az írás gömb-
vagy margarétafejek segítségével történik.
- A billentyűkre nem kell erős nyomást gyakorolni, mivel az ütéseket
elektromágnesek és elektromotorok vezérlik.
- Némelyik írógép már rendelkezett beépített javítókészlettel, ez
lényegesen meggyorsította a korrigálást.
- A legkorszerűbb írógépeket memóriával és kijelzővel is ellátták, így a
szerkesztés és a javítás jóval egyszerűbben, még a papírra történő
gépelés előtt lehetséges.
|
84
|
- A legtöbb irodában szinte a mindennapos tevékenységek közé tartozik a
számítások, árkalkulációk készítése.
- Ehhez nyújtanak segítséget az elektronikus számológépek. Az asztali és a
kézi számológépeknek igen széles skáláját ismerjük.
- Az irodákban a dokumentálhatóság miatt elterjedtebbek a nyomtatóval és
kijelzővel egyaránt ellátott számológépek.
- Léteznek olyan típusú irodák is, ahol közvetlen kereskedelmi forgalom
zajlik. Ez a tevékenység igényli a számlaadási kötelezettséget, erre
használhatjuk a pénztárgépeket.
|
85
|
- A korai szakaszra jellemző mechanikus másológépeket teljes mértékben
kiszorították a Xerox cég által szabadalmaztatott és elsőnek általuk
gyártott fénymásolók.
- Ez a fajta sokszorosítás meglehetősen olcsó, így többször indokolatlanul
vagy feleslegesen sok másolatot készítünk.
- A mai korszerű másológépek már a normál másolaton felül lehetővé teszik
a kicsinyítést, nagyítást, kétoldalas másolást, szortírozást,
összetűzést, színes másolást stb.
- Léteznek olyan másológépek is, amelyek az alapfunkción felül
nyomtatóként és telefaxként is használhatók, így egy gépben megtalálható
egy kis iroda szinte minden eszközigénye.
|
86
|
- Irattárolásra gépi eszközöket csak azokban az irodákban használnak, ahol
nagy mennyiségű iratot kell úgy tárolni, hogy azok gyorsan
hozzáférhetőek legyenek.
- Sok helyen már gépesítették, de néhol manuálisan működtetik a tömörített
kompakt rendszerű irattárolást, amelynek lényege, hogy a polcokat oldalt
és felül zárt kivitelben állítják elő, sorba állítják, kerekeket tesznek
alá, és sínre helyezik őket.
- Ezzel a módszerrel egy mozgatható polcrendszert lehet kialakítani.
|
87
|
- Kimondottan nagy hivatalokban (pl. földhivatal), ahol a gyors hozzáférés
követelmény, alkalmaznak olyan irattárolókat, ahol az iratokat pontosan
meghatározott logika szerint több polcból álló rendszerben helyezik el.
- Ezek a polcokat az örökmozgó liftekhez (páternoszter) hasonlóan
kapcsolják egymáshoz.
- A kezelő addig működteti az iratliftet, amíg a keresett polc
hozzáférhetővé nem válik, ezt követően már csak a polcon belül kell
tovább kutatnia.
|
88
|
- Nap mint nap iratok tonnáit kell kidobni. Egy részüket azért, mert
érdektelenek, más részükre nincs szükségünk, vagy lejárt a megőrzési
idejük.
- Ezen iratok között lehetnek olyan dokumentumok, amelyek bizalmas, titkos
vagy személyes adatokat tartalmaznak.
- A speciális kezelésű iratokról szóló törvények vagy a személyes
adatokról szóló törvény előírja, hogy ezeket az iratokat kidobás előtt
meg kell semmisítenünk úgy, hogy a rajtuk lévő adatokat, információkat
ne lehessen visszaállítani.
|
89
|
- Nagy mennyiségű iratmegsemmisítést a dokumentumok elégetésével hajtanak
végre.
- Kis irodákban, ahol nincs erre apparátus, ott nagyon hasznos
segédeszközök az iratmegsemmisítők.
- Ezek a gépek az iratokat olyan vékony csíkokra vágják fel, hogy szinte
lehetetlen a lapon található információ visszaállítása.
|
90
|
- Azokat az eszközöket sorolhatjuk ide, amelyek segítségével hang vagy
valamilyen kép formájában megjelenő információkat képesek rögzíteni vagy
visszajátszani (pl. magnó, lemezjátszó, CD, fényképezőgép,
filmfelvevő-lejátszó, videó stb.).
- Irodai felhasználás szempontjából elsősorban azoknak az eszközöknek van
jelentőségük, amelyek felvételre és lejátszásra egyaránt alkalmasak.
- A számítógép multimédiás kiterjesztésével fokozatosan átveszi ezt a
szerepet a többi eszköztől.
|
91
|
- Ma már a korszerű iroda alapeszközének tekinthetjük, amellyel számos
hagyományos eszköz és eljárás helyettesíthető, sőt a kiváltáson felül
minőségi javulást is eredményezhet.
- Arról azonban nem szabad megfeledkeznünk, hogy a számítógép használata
nem minden esetben jelenti ezt a minőségi javulást.
- A korszerű eszköz nem mindig jelenti automatikusan a korszerű irodát is,
csupán előfeltétele egy elektronizált és automatizált iroda
kialakításának.
|
92
|
- A számítógép önmagában nem tudja helyettesíteni az írógépet, mert csak
elektronikusan tudja megjeleníteni az információkat.
- Jelen körülmények között még szükségünk van a papírhordozókra, ezért
kellenek olyan eszközök, amelyekkel meg tudjuk jeleníteni az
elektronikusan tárolt információkat papíron is.
- Erre használjuk a nyomtatót.
- Az elektronizált iroda célkitűzése a papír kiiktatása, ha majd ezt
sikerül megvalósítani, akkor nem lesz szükség nyomtatókra.
|
93
|
- Az irodákban használt nyomtatókat mindig a célnak megfelelően kell
kiválasztani. Nem minden esetben hatékony és kifizetődő megoldás a
lézernyomtató.
- A mátrixnyomtatókat például jól lehet használni többpéldányos
nyomtatásra, a tintasugaras nyomtatókkal viszonylag olcsón tudunk színes
nyomtatványokat készíteni.
- Nagy mennyiségű nyomtatásoknál (pl. közüzemi díjszámlák,
kopogtatócédulák, APEH-körlevelek stb.), amikor több százezres vagy
milliós tételekről van szó, ne is gondoljuk a hagyományos PC-s
nyomtatókra.
- Ezeket a feladatokat csak nagy teljesítményű sornyomtatókkal érdemes
megoldani.
|
94
|
- A hálózatba kötött számítógépekkel nagymértékben megnövelhetők azok az
előnyök, amelyeket a számítógép képes nyújtani.
- Nem véletlen, hogy a számítástechnika fejlődése nagy léptekkel halad
ebbe az irányba.
- A hálózat lehetővé teszi az erőforrások jobb kihasználását, könnyebb
elérhetőségét, megteremti és segíti a közös munkavégzés lehetőségét, új
kommunikációs csatornákat nyit meg az irodában dolgozók számára.
- Éppen ezért az automatizált iroda előfeltétele a számítógépes hálózat
kialakítása.
|
95
|
- Az információátvitelnek számtalan módja képzelhető el, jelen részben
csak a legelterjedtebb eszközöket említjük meg.
|
96
|
- A közvetlen hang alapú információátvitel első megvalósítása, annyira
elterjed és általános, hogy részletesen nem ismertetjük.
|
97
|
- Hang és adatátviteli csatorna egyben, ami azt jelenti, hogy magába
foglalja a vezetékes telefon lehetőségeit, és emellett digitális
adatátvitelt is lehetővé tesz.
|
98
|
- Az ISDN technológiára épülő aszimmetrikus vonal, amely segítségével az
adatátvitel sebességét hétszeresére lehet növelni.
|
99
|
- Elsősorban hangátvitelre szolgál, de egyre inkább kezd elterjedni a
digitális adatátvitel lehetősége e csatornán is.
- Mindemellett rövid szöveges üzenetek továbbításával szövegalapú átvitelt
is támogat.
- A legkorszerűbb készülékek segítségével képi információk is
továbbíthatók.
|
100
|
- Papíron megjelenő információátvitelt biztosít.
- Az egyetlen az eddig említett eszközök közül, amely képi adatátvitelt
úgy valósít meg, hogy mindkét végponton pa-píron megjelenik vagy
megjeleníthető az átvitt információ.
- Mivel elsősorban papíron tárolja az információkat, ezért a további
feldolgozás nehézkes lehet.
- Ennek köszönhetően a faxforgalom jelentős része fokozatosan átkerül az
internetre.
- A mai telefax-készülékek sokkal több funkcióval rendelkez-nek, mint az
elsők, gyorsabbak, jobb minőségű nyomtat-ványt adnak, a faxon kívül sok
más funkció is beépült a készülékekbe. (Pl.: üzenetrögzítő,
másolófunkció stb.)
|
101
|
- Nagyon fontos szempont a készülékeknél, hogy milyen elven történik a
nyomtatás. Ez ugyanis meghatározza, hogy milyen papírt használhatunk a
készülékhez. E szempontrendszer szerint az alábbi típusokat
különböztetjük meg:
- normálpapíros;
- tintasugaras;
- lézer;
- hőpapíros (speciális papírt igényel, hosszú távú megőrzésre
alkalmatlan).
|
102
|
- Másik nagyon fontos szempont, hogy milyen gyorsan képes átvinni egy
oldalnyi képinformációt. Az átvitel gyors és hibamentes lebonyolítását
szabványok biztosítják:
- G1 - Adatátviteli sebesség: 9600 bps
- G2 - Adatátviteli sebesség: 14,4 kbps
- G3 - Adatátviteli sebesség: 33,6 kbps
- G4 - Adatátviteli sebesség: 64 kbps
|
103
|
- Az eddig említett lehetőségek önmagukban csak személyi használatú
eszközök.
- Ahhoz, hogy ez a lehetőség mindenki számára elérhető legyen az irodában,
ki kell alakítani egy telefonos hálózatot is.
- E hálózat kialakítása természetesen technikai feladat, itt most csak a
lehetőségeket foglaljuk össze.
|
104
|
- Ez lényegében azt jelenti, hogy az ügyintézők saját fővonallal
rendelkeznek.
- Ezzel a módszerrel korlátozás nélkül rendelkezésre áll a telefon.
- A magas költségek miatt csak kis irodákban ajánlott.
- Nagy irodákban bevált eljárás, hogy a kiemelt munkatársak rendelkeznek
ilyen kapcsolattal.
|
105
|
- A módszer lényege az, hogy korlátozott számú fővonalat szétoszthatunk
több munkaállomásra, ugyanis kicsi a valószínűsége annak, hogy egyszerre
kíván mindenki telefonálni.
- Párhuzamosan csak annyi telefonbeszélgetés történhet, ahány fővonalat
kapcsolunk az alközponthoz.
- A bejövő hívások szétosztásához mellékszámokat kell rendelni a
munkaállomásokhoz.
- A mellékek kapcsolása lehet automatikus, ebben az esetben a hívónak kell
tárcsázni a melléket, de lehet kézi kapcsolású is, amikor a központban a
kezelő tárcsázza a kívánt számot.
|
106
|
- Az alközpontoknak egy speciális megvalósítása, amely nem igényel
mellékszámokat, ugyanis minden munkaállomásnak külön fővonalszáma van.
- Az irodán belül az összes melléknek ugyanazon számjegyekkel kezdődnek a
hívószámai, csak az utolsó néhány jegyben van különbség.
- Ez a módszer leegyszerűsíti a kommunikációs rendszer alkalmazását, egy
rendszerbe kapcsolja a belső és a külső hívásokat, mindenki azonos
számon érhető el kívülről és belülről egyaránt.
|
107
|
- Az iroda kommunikációs rendszerének kialakításakor figyelembe kell venni
a lehetőségeket, a várható előnyöket, a rendszer kialakításának és
üzemeltetésének költségeit.
- Mindezeket mérlegelve kell az optimális megoldást választani, ami
bármelyik lehet a fentiek közül.
|
108
|
- A fejezetben először képet alkottunk arról, mit is értünk napjainkban
iroda alatt, és milyen alapfeladatokat lát el.
- Bemutattuk, hogy a gazdasági és társadalmi élet mely területein jelennek
meg az irodai feladatokat ellátó szerveződések, és megállapítottuk, hogy
a legnagyobb irodákat a közszférában találhatjuk meg.
- Megismerhettük az irodának mint információ-feldolgozó szervezetnek a
technológiai alapelemeit:
- információk;
- információáramlás;
- erőforrások;
- folyamatok.
|
109
|
- Megismerhettük az iroda működését meghatározó feladatokat, amelyek az
ügyviteli folyamatok végrehajtásakor jelentkeznek, s amelyeket az iroda
funkcióinak neveztünk.
- Ezeket, függetlenül a tevékenységi körtől, minden irodában meg kell
valósítanunk:
- iratok fogadása;
- iktatás;
- irattárolás;
- irattovábbítás;
- iratkészítés;
- iratmegsemmisítés;
- kommunikáció.
|
110
|
- Végül áttekintettük az irodai munkát támogató és segítő eszközöket,
amelyek megismerésével jobban körvonalazhatóvá vált az irodai munka
lényege.
- Az eszközök szinte teljes tárháza említésre került, az íróeszközöktől
egészen a számítógépig.
- Kiemelt jelentősége miatt a telekommunikációs megoldásokkal és
eszközparkkal külön is foglalkoztunk.
|
111
|
- Keresse fel az Interneten valamelyik önkormányzatnak vagy hivatalnak a
honlapját. Próbálja feltérképezni, hogy milyen kommunikációs csatornákon
keresztül lehet kapcsolatot teremteni a kiválasztott szervezettel!
- Keressen az Interneten egy olyan fénymásoló berendezést, amely képes
szortírozni, kicsinyíteni ill. nagyítani, valamint képes azonosítani az
egyes felhasználókat kód vagy kártya segítségével!
- Keressen egy olyan szolgáltatót az Interneten, amely üzleti célú ISDN
megoldásokat kínál! Foglalja össze, hogy milyen technikai megoldásokat
kínál!
|